En los actuales tiempos de pandemia se hace necesario la realización de reuniones no presenciales por parte de los órganos de gobierno de instituciones de educación, lo genera interrogantes en cuanto a la fecha no existe una norma específica que regule las reuniones no presenciales de las entidades sin ánimo de lucro, y más teniendo en cuenta que tampoco les son aplicables de manera directa a dichas entidades la Ley 222 de 1995[1].
El soporte legal para estas puede darse en los estatutos institucionales o, a falta de mención expresa o tácita a las reuniones no presenciales, para entidades sin ánimo de lucro se recomienda adoptar un modelo cercano al que existe para las sociedades según la citada Ley 222 de 1995, la cual reglamenta estos asuntos para las sociedades en Colombia en su artículo 19 que indica:
“Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado”.
Siguiendo criterios orientadores respecto a este tema, la Ley 1258 de 2008 en su artículo 19 reguló el asunto aquí en comento para las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S), el cual indica que:
“Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto”.
Esta norma otorgó la posibilidad de que se reglamenten las reuniones no presenciales, por lo que este criterio puede ser tomado en cuenta al momento de querer regular estas con las siguientes condiciones:
(i) La utilización de cualquier medio idóneo de comunicación que les permita participar a los miembros de los máximos órganos de gobierno de manera simultánea y/o sucesiva.
(ii) Considerar que la participación presencial o por cualquier otro medio de comunicación idóneo tendrá los mismos efectos a fin de aplicar las disposiciones relacionadas con quorum y mayorías.
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[1] Concepto 220-95641 de la Superintendencia de Sociedades, Ref: La Ley 222 de 1995 no le es aplicable a las entidades sin ánimo de lucro.
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