De
conformidad con la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos, es claro que las instituciones de educación superior que realiza una función pública como es la de prestar el
servicio de educación, está sometido a las disposiciones de esta ley y
demás decretos y acuerdos que la reglamenten, para lo cual nos referimos inicialmente
al art 2 de la ley 594 de 2000, así: “Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la
administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.”
Con el fin de definir el término de duración por el cual debe conservar una
entidad privada los documentos que como resultado de su gestión se emiten
o allegan a la misma, es necesario aclarar que la ley taxativamente no
fija un término para esto, aun cuando adicionalmente el art 36 del Decreto 2609
de 2012 ordena que el Archivo General de la Nación coordinará con los
Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en
materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo
el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales, a la fecha el
Ministerio de Educación Nacional que es la Entidad encargada de
inspeccionar y vigilar las Instituciones de Educación Superior no ha
reglamentado tal actividad. Pero por otro lado, lo que si dice la ley es
que bajo el principio de autonomía y autorregulación que en este caso
específico sería el de autonomía universitaria, las entidades conforme a las
políticas y necesidades de las mismas deberán fijar en sus Tablas de Retención
Documental (TRD)es el listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos) según el documento, los tiempos en
que debe permanecer este en archivo de gestión para pasar a un archivo central
o inactivo.
Recientemente el Archivo General de la
Nación mediante el Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013 reglamento
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y modifico el procedimiento para
la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental,
refiriéndose sobre el particular en el art 15 así: “Eliminación de documentos.
La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos
deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de
valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según
el caso.
De
acuerdo a lo que se verificó con instituciones de educación superior y
universidades colombianas, por lo general, en promedio el Archivo de Gestión,
que es el que comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten, tiene un término de duración de 3 años antes de enviarse
al archivo central o inactivo donde permanece 5 años más antes de eliminarse,
claro está previo cumplimiento de los requisitos exigidos tales como firma de
actas de eliminación conforme a las TRD implementadas por la institución.
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